• Was bedeutet Digitalisierung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)?
• Welche Aufgaben kann Digitalisierung in KMU lösen?
• Wann und wie beziehe ich die Belegschaft in die Digitalisierung mit ein?
• Welche Schritte sind auf dem Weg zum Soll-Zustand nötig?

Wir zeigen im Folgenden anhand drei kleiner Success Stories auf, wie mpool hier Lösungen gefunden hat:

Story 1 aus Dortmund:

Ein IT-Unternehmen hatte sich zum Ziel gesetzt, ein neues digitales Produkt auf den Markt zu bringen. Das Produkt stand schon in den Startlöchern, doch wie ließ es sich in die bestehenden Abläufe im Unternehmen einfügen? Das war eine Hälfte der Story. Die andere drehte sich um das Thema „Gemeinwohl schaffen“, dieses sollte in der Personalentwicklung und in der Strategie des Unternehmens nachhaltig verankert werden.

Um das neue digitale Produkt gut in die bestehenden Prozesse einbinden zu können, haben wir gemeinsam mit Mitarbeitenden einen Kick-Off-Workshop durchgeführt. Das Ergebnis war eine Übersicht über bestehende Prozesse sowie die dafür benötigten Kompetenzen. Manche Kompetenzen sollten ausgebaut werden, andere Kompetenzen mussten neu hinzugefügt werden. Ein Soll-Zustand erstand, von dem sich ein Schulungsplan ableiten ließ. Und auch, welche Anforderungen durch das neue Produkt, an die Personalentwicklung entstanden, trat deutlich zu Tage. Prozesse, Kompetenzen, Schulungsplan wurden mithilfe digitaler Tools visualisiert und der Belegschaft zugänglich gemacht. Alle waren somit über jeden Teil des Prozesses informiert.

Für die andere Hälfte der Story setzten wir uns mit einem Teil der Mitarbeitenden zusammen und berieten uns zum Thema „Gemeinwohl“. Man einigte sich auf ein Bündel von vielen Maßnahmen, das in einem digitalen Dashboard zusammengefasst wurde. Selbiges enthielt auch einen konkreten Handlungsplan, die Maßnahmen waren in ihrer Priorisierung ersichtlich und mit den Gemeinwohl-Werten verbunden. Aus dieser Arbeit heraus entstand ein GW-Team, welches die Maßnahmen und das Thema nun dauerhaft bearbeitet und ins Belegschaftsteam bringt.  

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Story 2 aus  Bottrop

Ein Unternehmen aus Bottrop aus dem Bereich Maschinenbau wollte für eine erfolgreiche Produktreihe eine digitale Erweiterung entwickeln und auf den Markt bringen. Einerseits kannte das Unternehmen nur den Vertrieb von analogen Produkten, andererseits war die Betreuung digitaler Produkte im Unternehmen auch eher unbekannt.

Um diese Aufgabe anzugehen, haben wir sämtliche Abteilungen an einen Tisch gebeten. Vertrieb, Marketing, Einkauf, einfach alle. Gemeinsam wurden die Kompetenzen aufgestellt, die in jedem Bereich für die Implementierung der digitalen Erweiterung in die Geschäftsabläufe wichtig waren. Übertragen in ein digitales Kompetenzmanagementsystem konnten die Beschäftigten sich erst einmal selbst bezüglich ihres Kenntnistandes in der Kompetenz einschätzen.

Aus diesen Ergebnissen konnten dann bedarfsorientierte Schulungen abgeleitet werden, die dann auch nur von den Personen besucht wurden, die tatsächlich Lernbedarf hatten. So waren und blieben die Teilnehmenden in der Schulung und im täglichen Betriebsalltag motiviert.  Das digitale Kompetenzsystem ließ zudem eine detaillierte Erfolgsmessung der Schulungen zu, so dass das Unternehmen sicher gehen konnte, dass die Belegschaft für die Einführung der digitalen Erweiterung bereit war.   

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Story 3 aus Castrop-Rauxel

Ein Handwerksbetrieb war über die Jahre erfolgreich gewachsen und hatte parallel diverse digitale Insellösungen für bestimmte Arbeitsabläufe aufgebaut. Nicht alle Inseln hatten Schnittstellen zueinander, Medienbrüche waren überall vorhanden. Doppelarbeiten waren an der Tagesordnung und das Suchen nach Informationen keine Seltenheit. Das kostete den Mitarbeitenden Zeit und behinderte die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens. Hier sollte zum Wohle der Firma ein Warenwirtschaftssystem (eine ERP-Software) her, welche die Insellösungen ersetzen sollte.

Ein Grundsatzproblem ist, dass es unzählige Unternehmen gibt, die ERP-Software anbieten. Viele davon gehen auf Werbetour und versuchen ihr Produkt als beste Lösung zu verkaufen. Doch „beste Lösung“ für wen? Unternehmen glauben häufig dem Werbeversprechen und stellen erst später fest, dass der Kauf nicht den Erwartungen entspricht. Damit es dem Handwerksbetrieb in Castrop-Rauxel nicht so ergeht, haben wir uns erstmal um einen Anforderungskatalog für exakt diesen Betrieb bemüht. Dass sah so aus, dass wir in einem Workshop mit Beteiligten aus allen Abteilungen sämtliche innerbetrieblichen Abläufe aufnahmen und in einem nächsten Schritt auch die Abläufe, die bei der Interaktion mit der Kundschaft auftraten. Anhand dieser Sammlung konnte dann ein betriebsindividueller Anforderungskatalog abgeleitet werden.

An diesem mussten sich die ERP-Systeme, die auf dem Markt waren, messen lassen. Jene, die den Anforderungen gerecht wurden, wurden als Demo erprobt und nach Kostenpunkt und Serviceleistung gewichtet. Die Implementierung des so gewählten Systems ging durch das Engagement der Mitarbeitenden schnell von statten. Schließlich wussten alle genau, dass die erwählte Software die Probleme der Insellösungen verschwinden lassen würde. Mit der nahenden Entlastung im Blick, ging die Einarbeitung und Gewöhnung an das neue ERP-System nahezu reibungslos.

Fazit:

• Wie kann Digitalisierung in KMU aussehen?
  • Unterschiedlich, je nach Unternehmen und Fragestellung!
• Welche Aufgaben kann Digitalisierung in KMU lösen?
  • So einige, wenn gute Abläufe auch in passende Digitalisierung mündet.
• Wann und wie beziehe ich die Belegschaft in die Digitalisierung mit ein?
  • So früh, wie möglich um mit Beteiligung der Belegschaft die Digitalisierung nachhaltig implementieren zu können.
• Welche Schritte sind auf dem Weg zum Soll-Zustand nötig?
  • Kommt auf das Ziel drauf an. Hilfreich ist es, den Weg in kleine Schritte zu zerlegen und immer wieder darauf zu achten, was die jeweilige Veränderung mit dem Unternehmen und mit den Beschäftigten macht.

Diese Stories, und viele mehr, führten dazu, dass wir unseren Ansatz „Technik, Mensch und Organisation zusammen denken“ als DNA von mpool ansehen. Auf den kann sich unsere Kundschaft immer verlassen!  

PS: Wenn bei Ihnen eine ähnliche oder vielleicht auch eine andere digitale Story ansteht, können wir diese mit einem zu 80% geförderten INQA-Coaching gerne umsetzen.